04.12.2015

Vorsteuervergütungsverfahren

Angesichts der stetig zunehmenden Internationalisierung des Wirtschaftsverkehrs werden deutsche Unternehmen zunehmend im Ausland tätig und hier – z. B. im Zusammenhang mit Messe- oder Kundenbesuchen - mit ausländischer Umsatzsteuer belastet, die sie nicht im Rahmen ihrer regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen geltend machen können. Für eine große Anzahl von Ländern besteht die Möglichkeit, die ausländische Umsatzsteuer mit Hilfe des Vorsteuervergütungsverfahrens erstattet zu bekommen. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick insbesondere über die Antragstellung für deutsche Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten.

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1) Allgemeines

Mit dem Vorsteuervergütungsverfahren hat ein inländischer Unternehmer, dem in einem anderen EU-Mitgliedstaat von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde, die Möglichkeit, sich diese erstatten zu lassen. Der Antrag auf Vorsteuervergütung ist ausschließlich auf elektronischem Weg über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu stellen.

Das BZSt prüft die übermittelten Anträge auf ihre Zulässigkeit und leitet diese dann innerhalb von 15 Tagen zur Bearbeitung an den Mitgliedstaat, in dem die Erstattung begehrt wird, weiter.

2) Form und Fristen

Sofern die Vergütung für mehrere Mitgliedstaaten beantragt wird, ist für jeden Mitgliedstaat ein gesonderter Antrag zu stellen. Im Rahmen der Antragsstellung sind Formalitäten zu beachten, u. a. werden folgende Pflichtangaben verlangt:

• Mitgliedstaat der Erstattung
• Name und Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Id-Nr. des antragstellenden Unternehmers
• Beschreibung der Geschäftstätigkeit des antragstellenden Unternehmers

Zusätzlich sind für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung anzugeben:

• Name und Anschrift sowie Umsatzsteuer-Id-Nr. des Lieferers/Dienstleistungserbringers
• Datum und Nummer der Rechnung
• Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag
• Betrag der abziehbaren Steuer
• Art der erworbenen Gegenstände bzw. in Anspruch genommenen Dienstleistungen

Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. 9. des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Für die Einhaltung der Frist genügt der rechtzeitige Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt. Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 € betragen. Sofern der Vergütungsbetrag mindestens 400 € beträgt, kann ein Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten gestellt werden.

3) Voraussetzungen

Das Vergütungsverfahren kann ausschließlich von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Insbesondere muss dem antragstellenden Unternehmer eine gültige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Id-Nr. zugeteilt sein und er muss zum Vorsteuerabzug berechtigt sein.

Eine Rückerstattung ist nur möglich, wenn der antragstellende Unternehmer in dem Staat, in dem eine Erstattung beantragt wird, nicht ansässig ist und dort keine steuerbaren Umsätze getätigt hat bzw. dort nicht bereits für umsatzsteuerliche Zwecke registriert ist.

Grundsätzlich sind dem Antrag keine Originalrechnungen beizufügen.

Je nach Mitgliedstaat der Erstattung können jedoch zusätzliche Antragsvoraussetzungen gelten. Sofern der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht, müssen beispielsweise, wenn die Bemessungsgrundlage in der Rechnung mindestens 1.000 € bzw. bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 € beträgt, mit dem Vergütungsantrag Kopien der Rechnung – ebenfalls elektronisch – übermittelt werden. Aus technischen Gründen dürfen Dateianhänge zum Vergütungsantrag die Größe von 5 MB nicht überschreiten.

Grundsätzlich gilt, dass nur die Vorsteuer vergütet werden kann, die auch ein im jeweiligen Erstattungsland ansässiger Unternehmer geltend machen könnte. In einigen Ländern gibt es materielle Einschränkungen des Vorsteuerabzugs, z.B. hinsichtlich des Vorsteuerabzugs im Zusammenhang mit Reise- oder Bewirtungskosten.

4) Anträge ins Drittland/Nicht-EU-Mitgliedstaaten

Außerhalb der EU hängt die Möglichkeit einer Vorsteuervergütung davon ab, ob zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein zwischenstaatliches Abkommen besteht, das die gegenseitige Erstattung regelt. Nur Drittstaaten, mit denen eine Gegenseitigkeit besteht, erstatten inländischen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die dort gezahlte Umsatzsteuer. Die Anträge auf Vergütung der Steuer sind bis zum 30.6. des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahrs direkt bei der entsprechenden ausländischen Erstattungsbehörde zu stellen. Problematisch ist hier, dass jede ausländische Behörde einen eigenen Vordruck – teilweise ausschließlich in eigener Landessprache – zur Verfügung stellt.

Fazit

Insbesondere bei international agierenden Unternehmen können innerhalb eines Jahres nicht unerhebliche Beträge an erstattungsfähigen Vorsteuerbeträgen zusammenkommen. Gern stehen wir Ihnen zur Seite, wenn es darum geht, die Möglichkeiten einer Erstattung zu prüfen sowie die Vergütungsanträge zu stellen.

Gern erörtern wir mit Ihnen auch die Möglichkeit einer Vorsteuervergütung in Deutschland für im Ausland ansässige Unternehmer.

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