05.08.2016

Rechnungen – Anforderungen, Bedeutung für den Vorsteuerabzug, Besonderheiten

Unternehmer können die auf Eingangsleistungen (Lieferungen und sonstige Leistungen) entfallende Umsatzsteuer durch den Vorsteuerabzug vom Finanzamt zurückfordern. Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug setzt allerdings den Besitz einer vollständigen und richtigen Rechnung voraus. Welche Regeln es hier zu beachten gibt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

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1) Rechnungsbegriff

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig davon, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Eine Rechnung kann auf Papier oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – auf elektronischem Weg übermittelt werden. Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich alle Angaben insgesamt ergeben.
Quittungen, Kassenzettel und Kassenbons werden grundsätzlich ebenfalls als Rechnungen anerkannt.
Eine Rechnung kann auch Bestandteil eines Vertrages sein (z. B. Mietvertrag als Dauerrechnung).

2) Pflichtangaben

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers: Der Leistungsempfänger sowie der leistende Unternehmer müssen eindeutig identifizierbar sein. Leistungsempfänger ist immer der zivilrechtliche Vertragspartner. Fallen Rechnungs- und Leistungsempfänger auseinander, so müssen beide mit vollständiger Anschrift in der Rechnung bezeichnet werden. Laut aktueller Rechtsprechung muss die Anschrift mit dem Ort der wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens übereinstimmen.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Wurde vom Finanzamt eine gesonderte Steuernummer für Zwecke der Umsatzbesteuerung vergeben, so ist diese anzugeben.
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Diese wird zur Identifizierung der Rechnung jeweils einmalig vergeben. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung: Die Leistungsbeschreibung muss hinreichend genau sein. Bezeichnungen allgemeiner Art (z. B. Büromaterial, Lebensmittel, Werkzeuge) sind nicht ausreichend. Bei sonstigen Leistungen ist eine konkrete Leistungshandlung oder ein zu erzielender Leistungserfolg anzugeben. Leistungsbeschreibungen wie z. B. „Reinigungsarbeiten“ oder „Schreibarbeiten“ genügen hier nicht. Zur Identifizierung einer abgerechneten Leistung können weitere Geschäftsunterlagen herangezogen werden, wenn die Rechnung selbst darauf verweist und diese eindeutig bezeichnet.
- Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung
- Entgelt und alle im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen. Bei im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen (z. B. Boni, Jahresmengenrabatte) ist in der Rechnung auf diese Vereinbarung hinzuweisen.
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

3) Gutschriften

In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger ist diese als „Gutschrift“ zu bezeichnen und die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers anzugeben.

4) Vorsteuerabzug

Unter der Voraussetzung, dass Sie im Besitz einer vollständigen und richtigen Rechnung sind, ist die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar.
Sofern eine der Pflichtangaben in der Rechnung fehlt, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Es ist daher zu empfehlen, jede Eingangsrechnung auf Ihre Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu überprüfen.
Ist die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer nicht zutreffend ausgewiesen, wird hiervon auch der Vorsteuerabzug beeinträchtigt.

5) Besonderheit Kleinbetragsrechnung

Kleinbetragsrechnungen sind solche, deren Gesamtbetrag 150 € nicht übersteigt (z. B. Tankquittungen). Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich folgende Angaben enthalten und berechtigen dennoch zum Vorsteuerabzug: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung. Das Entgelt und der Steuerbetrag können hier in einer Summe ausgewiesen werden, wenn der Steuersatz zum Rechnungsbetrag vermerkt wird.

6) Besonderheiten bei Anzahlungs- und Schlussrechnungen

Bei Anzahlungsrechnungen soll eine Anzahlung vor Ausführung der Leistung vereinnahmt werden. Anstelle des Zeitpunktes der Leistung ist der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts anzugeben. Ansonsten sind ebenfalls die unter Punkt 2) genannten Pflichtangaben erforderlich. Ein Vorsteuerabzug ist mit geleisteter Zahlung und Besitz einer ordnungsgemäßen Anzahlungsrechnung möglich.
Wurde eine Anzahlungsrechnung mit Umsatzsteuerausweis erteilt, sind das bereits vereinnahmte Entgelt und die darauf entfallende Umsatzsteuer in einer Endrechnung abzusetzen. Aus dem dann verbleibenden Restbetrag ist ein weiterer Vorsteuerabzug möglich.

Fazit

Die Anforderungen an eine richtige Rechnung sind sehr hoch gefasst. In besonderen Fällen – wie z. B. bei grenzüberschreitenden Sachverhalten – sind zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen zu beachten.
Gern unterstützen wir Sie, wenn in Einzelfällen geprüft werden muss, ob die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug erfüllt sind.

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