Private Pkw-Nutzung
Um Arbeitnehmern eine flexible Auswärtstätigkeit zu ermöglichen, werden Ihnen von Unternehmen betriebliche Fahrzeuge zur Verfügung gestellt, die zur Vereinfachung auch privat genutzt werden können. Diese gängige und sowohl für den Arbeitnehmer aus auch für den Arbeitgeber in vielerlei Hinsicht attraktive Möglichkeit, soll im folgenden Beitrag betrachtet werden.
1) Allgemeines
Wird ein Pkw durch ein Unternehmen erworben, stellt das Fahrzeug grundsätzlich Betriebsvermögen dar. Somit sind alle im Zusammenhang mit diesem Fahrzeug angefallenen Kosten als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit des vollen Vorsteuerabzugs, unabhängig davon ob es sich um ein Neu-, Gebraucht- oder Leasingfahrzeug handelt.
Durch die Gestattung an den Arbeitnehmer, den betrieblichen Pkw auch privat nutzen zu dürfen, entsteht ein geldwerter Vorteil und die Pflicht, diesen der Lohnsteuer als auch der Umsatzsteuer zu unterwerfen.
2) Private Nutzung
2.1 – Fahrtenbuchmethode
Für eine exakte Ermittlung der beruflichen und der privaten Nutzung sowie der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch Voraussetzung.
Hier gibt der Gesetzgeber strikte Vorgaben. Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in fortlaufendem Zusammenhang wiedergeben. Das Fahrtenbuch muss darüber hinaus mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Der für die Privatfahrten ermittelte Prozentsatz wird auf die gesamten laufenden Kosten des Pkws bezogen. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer sind die Kosten, für die zuvor der Vorsteuerabzug in Anspruch genommen wurde. Der ermittelte Gesamtbetrag zuzüglich der Umsatzsteuer ist als geldwerter Vorteil zu versteuern.
2.2 – pauschale 1%-Methode
Aufgrund der zeitaufwändigen und fehleranfälligen Zusatzarbeit kann auf die 1%-Regelung zurückgegriffen werden. Einzige Voraussetzung für die Inanspruchnahme ist eine mehr als 50%-ige berufliche Nutzung.
Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung ist der ursprüngliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Tatsächliche Anschaffungskosten oder Leasingraten bleiben außen vor.
Für reine Privatfahrten wird pro Monat 1% dieses Bruttolistenpreises der Lohnsteuer unterworfen. Die Umsatzsteuer ist in diesem Betrag bereits enthalten und muss für umsatzsteuerliche Anmeldungszwecke herausgerechnet werden.
Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden wahlweise zusätzlich mit 0,03% des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer ermittelt oder mit 0,002% für die tatsächlichen Fahrten pro Entfernungskilometer.
Beispiel:
Der Arbeitnehmer nutzt einen betrieblichen Pkw mit einem Bruttolistenpreis von 30.000 € auch für private Fahrten. Die Entfernung zur Arbeitsstätte, die er an 15 Tagen aufsucht beträgt 15 km.
Bruttolistenpreis: 30.000 €
x 1% 300 € (netto 252,10 € zzgl. USt 19% 47,90 €)
x 0,002% x 15 Tage x 15 km 135 € (netto 113,45 € zzgl. USt 19% 21,55 €)
= Geldwerter Vorteil 435 € (netto 365,55 € zzgl. USt 19% 69,45 €)
3) Besonderheiten
Hinsichtlich der Privatnutzung von betrieblichen Kraftfahrzeugen bestehen Besonderheiten und Ausnahmeregelungen in vielerlei Hinsicht.
Zum Beispiel hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal zu versteuern, so dass dem Arbeitnehmer hierdurch keine steuerlichen Nachteile entstehen.
Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer bei Übersteigen des nach der 1%-Methode ermittelten pauschalen Nutzungswerts für Privatfahrten einschließlich des pauschalen Wertes des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte die insgesamt tatsächlich entstandenen Aufwendungen der Besteuerung zugrunde legen (sog. Kostendeckelung).
Des Weiteren gibt es auch Sonderregelungen hinsichtlich der Nutzung mehrerer Fahrzeuge durch einen Arbeitnehmer als auch eines Fahrzeugs durch mehrere Arbeitnehmer oder auch der nur gelegentlichen privaten Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen.
Fazit
Die Gestellung von betrieblichen Pkw an Arbeitnehmer und deren Ausgestaltung ist ein regelmäßiges Beratungsfeld - vor allem hinsichtlich der Abwägung vom Nutzen und der zu erwartenden Kosten für beide Parteien. Vor allem handelt es sich um ein Thema, das stetigen Veränderungen unterliegt. Vor kurzem wurde z.B. die private Nutzung von betrieblichen Elektrofahrzeugen neu geregelt. Sollten Sie also individuelle bzw. detailliertere Auskünfte und Informationen wünschen, sprechen Sie uns gerne an.
Wir freuen uns auf Sie.
Christine Füssel
Steuerberaterin
0202/24 96-298
cfuessel@rinke-gruppe.de
Fabrice Böhner
Steuerberater
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Mika Tanaka
Japan Desk Koordinatorin
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