29.03.2019

Verfahrensdokumentation

Mit der fortschreitenden Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse steigen auch die Anforderungen an die Dokumentation dieser Verfahren. Neben dem Interesse des Unternehmens an einer klaren Beschreibung der internen Betriebsabläufe, fordert auch die Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen vermehrt solche Verfahrensdokumentationen an. Im Folgenden soll eine kleine Einführung gegeben werden.

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1) Allgemeines
In seinem Schreiben aus November 2014 widmet das Bundesfinanzministerium der Verfahrensdokumentation einen eigenen Unterpunkt. Eigentliches Thema des Schreibens sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Durch den Einsatz von elektronischen Datenverarbeitungssystemen wie z.B. automatische Registrierkassen, Faktura-Software zur Rechnungsschreibung, elektronisch geführte Warenlager, digitale Belege etc. und der Nutzung von Schnittstellen zum jeweiligen Buchhaltungssystem wird eine Überprüfung der verarbeiteten Daten durch das Finanzamt schwerer. Um einen Überblick über den Einsatz verschiedener Datenverarbeitungssysteme und den jeweiligen Ablauf zu erhalten, wird das Finanzamt vermehrt auf Dokumentationen solcher Verfahren zurückgreifen wollen.

2) Rechtliche Verpflichtung
Vorweggenommen lässt sich festhalten, dass es keine eindeutige Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gibt. Diese Verpflichtung lässt sich lediglich aus verschiedenen Gesetzen ableiten.

Das Handelsgesetzbuch schreibt in § 238 HGB vor, dass eine Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

Die Abgabenordnung als Rahmensteuergesetz ergänzt in § 145 AO, dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen.
Bislang konnten Betriebsprüfer sowohl progressiv vom Papierbeleg zur Bilanz als auch retrograd von der Bilanz zum Papierbeleg prüfen. Durch den Einsatz von Datenverarbeitungssystemen und der Zunahme der elektronisch automatisierten Verarbeitung entfällt die Möglichkeit, Papierbelege zu prüfen und es findet eine Verschiebung statt hin zur Prüfung der Datenverarbeitungssysteme.

Gemäß § 147 der Abgabenordnung ist jeder Steuerpflichtige verpflichtet, digital aufbewahrte Unterlagen jederzeit lesbar zu machen (Absatz 5) und elektronisch verarbeitete Daten jederzeit zur maschinellen Auswertung bereit zu stellen (Absatz 6). Das Finanzamt hat somit weitreichende Befugnisse, die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme elektronisch auszulesen. Um zu erfahren, wie die einzelnen Systeme für eine ordnungsgemäße Buchführung eingesetzt werden, bedarf es in der Regel einer Verfahrensdokumentation für jedes einzelne Kassen-, Warenwirtschafts- oder Dokumentenmanagementsystem etc.

Es sei aber auch darauf hingewiesen, dass die Finanzverwaltung selbst darauf hinweist, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation keinen formellen Fehler darstellt, der zum Verwerfen einer Buchführung führen kann, solange die Prüfung und Nachvollziehbarkeit sichergestellt ist. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass das Vorliegen einer Dokumentation im Rahmen von Betriebsprüfungen ein hilfreiches Argument zugunsten des Steuerpflichtigen ist.

3) Anforderungen und Inhalt
Da es keine gesetzliche Verpflichtung zum Verfassen einer Verfahrensdokumentation gibt, existiert auch keine Definition, wie eine solche aufgebaut sein soll.

Die Finanzverwaltung hat eine eigene Definition veröffentlicht und sieht die Verfahrensdokumentation als Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses eines Datenverarbeitungssystems. Dabei sollen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und das Ergebnis des elektronischen Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein.

Am Beispiel von elektronischen Dokumenten soll eine Erläuterung von der Entstehung der Information über Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion zusammengestellt werden.
Weiter gibt die Finanzverwaltung vor, dass eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation besteht.
Darüber hinaus ist ein wesentlicher Bestandteil aber auch ein internes Kontrollsystem, um die dokumentierten Abläufe prüfbar sicherzustellen. Das können bspw. Zugangs- und Zugriffskontrollen für Personen oder Erfassungs-, Abstimmungs-, und Verarbeitungskontrollen für Arbeitsabläufe sein. Auch Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten müssen getroffen werden.

4) Fazit
Auch wenn es keine eindeutige Verpflichtung zum Vorhalten einer Verfahrensdokumentation gibt, kann dennoch eindeutig empfohlen werden, sich dem Thema zu öffnen und mehr Bedeutung zu schenken. Spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung wird es ein hilfreicher Faktor sein, die internen Abläufe nachvollziehbar dokumentiert zu haben. Das stellt sicher, dass Sie den Einsatz von Datenverarbeitungssystemen schlüssig und ordnungsgemäß geplant haben.
Bei Fragen zum Umfang oder dem Inhalt im Rahmen der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sind wir gern Ihr Ansprechpartner.

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