17.03.2017

Neue Vorschriften für Kassen

Bis zum 31.12.2016 galt eine Übergangsregelung, die es erlaubte, ein bisheriges Kassensystem weiter zu nutzen. Die Änderungen zum 01.01.2017 sind somit nicht „neu“ wie in der Überschrift formuliert, treten jetzt aber unabwendbar in Kraft. Welche Kassengeräte betroffen sind und welche Vorschriften sich geändert haben, soll nachfolgend dargestellt werden.

---

1) Allgemeines

Bereits Ende des Jahres 2010 wurde die sogenannte „Kassenrichtlinie 2010“ verabschiedet. Hierin wurde auch eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2016 gewährt, die aber nun nicht mehr verlängert wird. Die neuen Vorschriften sind somit seit dem 01.01.2017 zwingend zu beachten. Ziel soll es sein, dass dem Finanzamt der elektronische Zugriff auf die erfassten Daten möglich gemacht wird und dass darüber hinaus die ausgelesenen Daten zielgenauer ausgewertet werden können.

2) Welche Geräte sind betroffen und was müssen sie leisten können?

Neben den reinen Registrier- und/oder Computerkassen sind auch alle Geräte von der Vorschrift erfasst, die unbare Geschäftsvorfälle erfassen. Das können also auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter oder Wegstreckenzähler sein.
Von besonderer Bedeutung wird die Einzelaufzeichnungspflicht. Jeder einzelne Geschäftsvorfall, also alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen, müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Papierform ist nicht ausreichend. Darüber hinaus müssen die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
Zu den steuerlich relevanten Daten zählen sämtliche einzeln aufgezeichnete Daten, das heißt neben den reinen Journaldaten auch die Auswertungs- und Programmierdaten sowie Stammdatenänderungen. Alle Daten müssen unveränderbar gespeichert werden, entweder im Kassensystem selbst oder – wenn der Kassenspeicher nicht ausreicht – auf einem externen Speichermedium. Auch über ein externes Archivsystem müssen die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Bei einem Wechsel des Kassensystems sind die Altdaten ebenfalls weiterhin für den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum von regelmäßig zehn Jahren aufzubewahren und jederzeit verfügbar zu machen.
Selbstverständlich muss sichergestellt sein, dass die erfassten Geschäftsvorfälle  auch entsprechend in der Buchhaltung verarbeitet werden und einem Abgleich standhalten.

3) Was ist darüber hinaus zu beachten?

Neben den digitalen Daten aus dem Kassensystem sind aber auch sonstige Organisationsunterlagen in Papierform aufzubewahren und jederzeit vorzuzeigen. Hierzu gehören z.B.

•    Handbücher
•    Bedienungs- und Programmieranleitungen
•    Sämtliche Programmierprotokolle
•    Struktur- und Verfahrensdokumentationen
Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. empfiehlt darüber hinaus, auch ungewöhnliche Vorfälle wie den Defekt einer Registrierkasse oder Nachtstornos zu protokollieren bzw. zu dokumentieren.

4) Sanktionen

Zur schnelleren und unkomplizierten Prüfung der Einhaltung der genannten Vorgaben wird den Finanzbehörden ab dem Jahr 2018 die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau gegeben und gesetzlich verankert. Sie stellt ein eigenes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte insbesondere bei Bargeschäften dar. Wichtig zu wissen ist, dass im Rahmen einer Kassen-Nachschau auch auf die Vergangenheit zugegriffen werden darf und somit auch schon für das Jahr 2017 aktuell ist.
Wird im Rahmen einer solchen Kassen-Nachschau ein Verstoß gegen die o.g. Vorgaben festgestellt, kann diese Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 25.000 € geahndet werden.

5) Weitere Entwicklung

Noch im Dezember 2016 wurde das Kassengesetz verabschiedet. Die bislang außerhalb des Gesetzes beschlossenen Vorgaben werden somit nun auch gesetzlich verankert.
Ab dem Jahr 2020 dürfen dann grundsätzlich nur noch solche Registrier- und PC-Kassen genutzt werden, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das Zertifizierungsverfahren ist ein technisches Konzept zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit von digitalen Grundaufzeichnungen und wird vom Kassenaufsteller durchgeführt.

Fazit

Die Bargeldbranche rückt weiter in den Fokus der Finanzbehörden. Achten Sie beim Neuerwerb eines Kassensystems darauf, dass alle zukünftigen Erfordernisse erfüllt werden und besprechen Sie die Investition im Zweifel mit Ihrem Steuerberater. Zu Einzelfragen, wie Sie den gesetzlichen Vorgaben bei Bargeschäften nachkommen, stehen selbstverständlich auch wir Ihnen sehr gern zur Verfügung.

---