16.03.2018

Kassen-Nachschau

Seit dem 01. Januar 2018 steht der Finanzverwaltung ein weiteres Instrument zur unangekündigten Prüfung zur Verfügung: Die Kassen-Nachschau. Damit steht dem Finanzamt die Möglichkeit offen, ohne Voranmeldung bei laufendem Betrieb des Gewerbes sämtliche Kassendaten zu überprüfen, sowohl anhand von Papier- als auch von elektronischen Belegen. Wer betroffen sein kann und wie man sich vorbereiten kann, soll nachfolgend dargestellt werden.

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1) Allgemeines zur Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau wurde bereits im Rahmen des sogenannten Kassengesetzes am 22.12.2016 gesetzlich verankert. Nun tritt die Regelung in Kraft. Betroffen sind vor allem bargeldintensive Unternehmen wie z.B. Gastronomie, Frisöre, Einzelhandel oder Apotheken. Ein bestimmter Grund für eine solche Prüfung muss nicht gegeben sein. Anlässe können aber Betriebseröffnungen, Branchenerfahrungen oder Kontrollmitteilungen von Kunden bzw. auch Lieferanten sein.

2) Ablauf einer Kassen-Nachschau

Da eine Kassen-Nachschau unangekündigt erfolgt, kann Sie während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, sprich zu den Öffnungszeiten, stattfinden. Der Prüfer darf die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume des Steuerpflichtigen betreten – die Wohnräume jedoch nur, wenn er ernsthaft den Verlust von steuerlichen Informationen vermutet. 

Will der Prüfer eine Kassen-Nachschau beginnen, muss er dies bekanntgeben und sich ausweisen. Es ist durchaus möglich, dass der Prüfer zuvor ohne Identitätsnachweis als „normaler Kunde“ bereits Testkäufe getätigt und sich ein Bild von der Kassenführung und der Anwesenheit des Inhabers bzw. Filialleiters gemacht hat.
Im Rahmen der Kassen-Nachschau wird der prüfende Amtsträger folgende Rechte beanspruchen: 

• Betreten der Räumlichkeiten
• Zugang zum elektronischen Aufzeichnungssystem bzw. anderen elektronischen Geräten
• Vorlage der Verfahrensdokumentation sowie anderer Organisationsunterlagen
• Einblick in die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (= direkter Datenzugriff)
• Überlassung der Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zwecks Prüfung an Amtsstelle (= indirekter Datenzugriff)
• Auskünfte zu Sachverhalten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
• Vorlage der Aufzeichnungen der Vortage
• die Möglichkeit, einen Kassensturz durchzuführen (insbesondere bei der manuellen Kassenführung bzw. bei der Kassenführung mittels „offener“ Ladenkasse)

Dabei wird zunehmend die Verfahrensdokumentation in den Fokus rücken. Neben den Bedienungsanleitungen und Programmierprotokollen vom Kassenaufsteller sind vor allem die betrieblichen Abläufe darzustellen: Welche Mitarbeiter haben Zugriff auf die Kasse? Welche Mitarbeiter dürfen Stornobuchungen vornehmen? Durch wen erfolgt wann die tägliche Kassenabrechnung und durch wen erfolgt wann und wie die Datensicherung? Die Aufzählung ist nur ein kleiner Ausschnitt von Möglichkeiten.

3) Folgen für den Steuerpflichtigen und Möglichkeiten des Prüfers

Hat der Amtsträger mit der Kassen-Nachschau begonnen, kann keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr abgegeben werden.

Der Steuerpflichtige hat während der Nachschau sowohl eine Mitwirkungs- als auch eine Auskunftserteilungspflicht. Das heißt, er muss zwingend auf Verlangen des Amtsträgers die Einsichtnahme in Aufzeichnungen oder Bücher sowohl in elektronischer (digitaler) als auch in Papierform (z. B. Kassenbuch, Kassenberichte) gewähren. Ebenfalls muss der Steuerpflichtige die Verfahrensdokumentation (Systembeschreibung) zum jeweils eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem vorlegen und Auskünfte erteilen.

Das Ergebnis einer Kassen-Nachschau ist dem Steuerpflichtigen mitzuteilen. Der prüfende Amtsträger hat ein sogenanntes Mängelprotokoll zu verfassen, in welchem alle Feststellungen dokumentiert sind. Diese schriftlichen Prüfernotizen sind dem Steuerpflichtigen auszuhändigen.

Stellt der Prüfer Unregelmäßigkeiten in der Kassenführung fest oder werden dem Prüfer Informationen vorenthalten, hat er jederzeit die Möglichkeit, von der in den Möglichkeiten restriktiven Kassen-Nachschau zu einer Betriebsprüfung mit sehr viel umfangreicherem Handlungsspielraum überzugehen. Er muss dies lediglich schriftlich anzeigen. Es kann vor diesem Hintergrund nur empfohlen werden, bei einer Kassen-Nachschau zu kooperieren und alle nötigen Informationen vorzuhalten.

4) Fazit

Mit dem Instrument der Kassen-Nachschau hat die Finanzbehörde die Möglichkeit einer vergleichsweise unbürokratischen und gleichzeitig effektiven Prüfung. In bargeldintensiven Branchen können hierdurch recht schnell Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden. Unternehmer, die Bareinnahmen erwirtschaften, müssen nun nicht mehr nur eine lückenlose Kassenführung sicherstellen, sondern auch auf die Dokumentation aller Vorgänge im Rahmen der Kasse.

Bei Fragen zur Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen oder der Erstellung einer Verfahrensdokumentation stehen wir Ihnen gern zur Seite.

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