03.06.2016

Betriebsveranstaltungen, Geschenke und Bewirtung

Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern sind in Unternehmen beliebte Gelegenheiten, um ein positives Betriebsklima aufrecht zu halten oder den Mitarbeitern eine entspanntere Möglichkeit des Kennenlernens zu bieten. Aber auch regelmäßige Geschenke oder bereits die Übernahme von Kosten für Mahlzeiten während Geschäftsreisen können und sollen Arbeitnehmern Anreize bieten.

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Einige Beispiele inklusiver der rechtlichen Rahmenbedingungen sollen im Folgenden aufgezeigt werden.

1) Betriebsveranstaltung

Eine Betriebsveranstaltung kann aus betrieblichem Interesse stattfinden und muss als Bedingung allen Betriebsangehörigen offen stehen. Einzige Ausnahme bilden hier die Veranstaltungen für einzelne Organisationseinheiten. Aber auch dann müssen alle Mitarbeiter dieser Abteilung teilnehmen dürfen.

1.1) Umfang

Wichtig für die Betriebsveranstaltungen ist, dass sie im Rahmen der Üblichkeit stattfinden. Zur Prüfung werden die Häufigkeit und die Ausgestaltung als Indiz herangezogen. Aus steuerlicher Sicht ist es unschädlich, wenn im Kalenderjahr maximal zwei Veranstaltungen durchgeführt werden. Ein Sommerfest und eine Weihnachtsfeier können somit problemlos stattfinden.
Hinsichtlich der Ausgestaltung sollen den Mitarbeitern lediglich übliche Zuwendungen gewährt werden. Hierzu gehören wohl im Wesentlichen Speisen und Getränke. Aber auch kleine Geschenke oder Gewinne aus einer Tombola können hierzuzählen. Natürlich muss auch der äußere Rahmen der Veranstaltung beachtet werden. Die Miete für die Räumlichkeiten oder die Kosten für künstlerische Darbietungen dürfen nicht unverhältnismäßig sein.

1.2) 110-Euro-Freibetrag

Die Kosten bleiben für die Teilnehmer steuerfrei, soweit die Aufwendungen je teilnehmendem Arbeitnehmer 110 € pro Veranstaltung nicht übersteigen. Dieser Freibetrag ist ein Bruttobetrag. Er wurde zum 01.01.2015 gesetzlich neu definiert und löst die bisherige nachteiligere Freigrenze ab.
Für die Berechnung des Freibetrags sind zunächst alle Kosten der Betriebsveranstaltung zusammenzurechnen und um die entsprechende Umsatzsteuer zu erhöhen.
Im zweiten Schritt werden die Gesamtkosten auf die Teilnehmer umgerechnet. Hierbei ist zu beachten, dass Begleitpersonen (wie z.B. der Ehepartner) dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet werden. In diesem Fall darf der Aufwand pro Person somit nicht über 55 € liegen.

2) Geschenke

Geschenke des Arbeitgebers führen in der Regel als Sachzuwendungen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Wir wollen zwei Ausnahmen aufzeigen, bei denen die Zuwendung lohnsteuerfrei bleibt.

2.1) Gelegenheitsgeschenke

Geschenke zu besonderen Anlässen wie z.B. Geburtstag oder Jubiläum bleiben bis zu einem Bruttobetrag von 60 € sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Der Betrag wurde zum 01.01.2015 um 20 € angehoben, bleibt jedoch weiterhin eine Freigrenze.
Beachtet werden muss aber auch, dass für den Arbeitgeber weiterhin Geschenke nur bis zu einem Nettobetrag von 35 € abzugsfähige Betriebsausgaben darstellen. Der Vorteil bei höherwertigen Geschenken liegt also lediglich in der Abgabenfreiheit für den Arbeitnehmer.

2.2) sonstige Sachzuwendungen

Zur Vereinfachung bietet der Gesetzgeber eine weitere Freigrenze von 44 € pro Monat für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachzuwendungen. Ein klassisches Beispiel ist hierfür ein monatlicher Tankgutschein bis zur genannten Höhe. Es sind aber auch andere Sachzuwendungen denkbar, solange ein Barlohn ausgeschlossen ist.

3) Bewirtung von Arbeitnehmern

Grundsätzlich gehören Aufwendungen für die Verpflegung zu den Kosten der privaten Lebensführung. Aber wie schon oben bei den Betriebsveranstaltungen kann ein betriebliches Interesse im Vordergrund stehen.

2.1) Arbeitsessen

Anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wie z.B. eine besondere Besprechung oder Sitzung, kann die Mahlzeitengestellung von einem ganz überwiegenden betrieblichen Interesse sein. In diesem Fall greift die bereits oben genannte  60 €-Grenze. Liegt der Wert des Essens darunter, bleibt die Zuwendung steuerfrei.

2.2) Verpflegung während Dienstreisen

In der Regel werden für Auswärtstätigkeiten die gesetzlich festgelegten Verpflegungsmehraufwendungen erstattet. Es ist aber seitens des Arbeitgebers auch möglich, stattdessen die Verpflegungskosten komplett zu übernehmen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer auf die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen verzichtet und der Wert des Essens nicht die bekannte Grenze von 60 € übersteigt.

Fazit

Ein Unternehmen hat zahlreiche Möglichkeiten, seinen Mitarbeitern zusätzlich zum Grundgehalt weitere lohnsteuerfreie Anreize zu bieten. Wie so häufig sind hierbei aber die Details der Ausgestaltung von besonderer Bedeutung und die gesetzlichen Vorgaben genau zu beachten.
Zur Vermeidung von Fallstricken stehen wir Ihnen gerne zur Seite.

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